Все люди, на чьи плечи легла обязанность организовать конференцию, тренинг или научный симпозиум, сталкиваются с тем, что имен необходимо найти подходящую локацию для проведения данного мероприятия. В одном помещении необходимо с удобством разместить всех посетителей, при этом иметь доступ ко всему необходимому оборудованию. Подбор подходящего помещения содержит в себе очень много аспектов, которые зависят, например, от тематики события, количества посетителей, времени встречи, а также бюджета, который был выделен на данное мероприятие. Аренда конференц-залов в центре Москвы предоставляется конференц-центром HOCK Conferencing — подробнее на сайте.
Отличным решением данного вопроса станет аренда конференц-зала, которые на сегодняшний день можно найти даже в относительно небольших городах, к большому счастью для их жителей и гостей. Еще несколько лет назад ситуация разительно отличалась – найти хороший зал для конференций можно было только в крупном областном центре, куда нужно было ехать из более маленьких городов. Самый важный вопрос, который в первую очередь обрушится на разум и плечи организатора – какое расстояние придется преодолеть посетителям от их дома или работы до места проведения. В таком случае, самым лучшим решением станет аренда конференц-зала в непосредственной близости к гостинице или отелю. Некоторые из них даже имеют свои залы для конференций, позволяя удобно распоряжаться временем и человеческими ресурсами.
Какие аспекты необходимо учитывать, арендуя конференц-зал
Техническая оснащенность
Конференц-залы современного типа предоставляют арендующему оборудование мультимедиа, которое облегчает процесс донесения информации до зрителей. К мультимедиа можно отнести звуковую систему, проекторы, микрофоны, интерактивные доски, стенды, а также доступ к высокоскоростному интернету. Важно, чтобы в зале хорошо распространялся звук и свет.
Расстановка мебели
Крайне важно быть осведомленным о планировке помещения, ведь места для сидения могут быть оформлены различными способами:
- Подкова;
- Круглый стол;
- Перевернутая подкова;
- Актовый зал.
Необходимо держать в голове план действий и отдавать себе отчет о том, насколько сильно участники конференции будут влиять на ее процесс. Если зрители не несут в себе никакой интерактивной части, то их можно просто усадить по схеме «актовый зал», если же каждый принимает участие в презентации, то необходимо сосредоточиться на подкове или круглом столе.
